Cara Membuat Daftar Isi, Daftar Tabel dan Daftar Gambar otomatis dengan Ms.Word

 Membuat Daftar Isi, Daftar Tabel dan  Daftar Gambar otomatis dengan Ms.Word

A.    Pendahuluan

Dalam pembuatan suatau karya tulis ilmiah, terkhusus tugas-tugas makalah, penelitian, skripsi dan lainnya pasti menggunkan Microsft Word. Tentunya dlam karya-karya tersebut setidaknya akan mencantumkan gambar dan tabel setidaknya 1 atau 2. Oleh sebab itu dibutuhkan daftar isi yang juga memuat daftar tabel dan daftar tabel. Berikut adalah cara membuat daftar isi, daftar tabel dan daftar gambar secara otomatis pada Ms.Word. yang ditulis sendiri oleh penulis menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan pemaparan yang cukup jelas. Sebelum menggunakan Miscrosoft Word dan lainnya tentu kita harus mengetahui tampilan area kerja MS Word beserta element-elementnya yang terdiri atas title bar, menu bar, toolbar, ruler. Berikut adalah beberapa element penting yang harus diketahui dalam membuat daftar isi, daftar tabel dan daftar gambar otomatis dengan Ms.Word :

Tab adalah sederetan menu yang ditandai dengan teks, terdiri dari tab File, Insert, Page Layout dan lain-lain. Ribbon adalah sekumpulan menu dalam setiap Tab, misal dalam tab home terdpat ribbon clipboard, font, paragraph, style dan lain-lain. Sedangkan Group adalah sekumpulan atau kelompok menu dalam tiap Ribbon yang memiliki kesamaan fungsi.  Jadi, Tab menyediakan Ribbon, Ribbon terdiri dari beberapa Group, dan Group terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi. 

B.     Pembahsan

1.      Pembuatan Daftar Isi Otomatis

Pertama, siapkan file seperti buku, makalah dan lainnya yang akan diberi Daftar Isi à Klik Home Menu dan pada Ribbon Styles atur semua judul, sub judul dan sub sub judul berdasar hirarki  dan Heading yang sesuai, Heading 1 untuk judul, Heading 2 untuk sub judul dan Heading3 untuk sub sub judul.

Kedua, setelah semua judul utama, sub judul dan sub sub judul diubah style nya menjadi heading 1,2 dan 3 secara berurutan à Berikan penomoran halaman pada setiap lembarnya dengan cara Klik Insert Menu à Klik Ribbon Head & Footer à Klik Bottom Of Page à Klik Page Number à Klik Plain Number 2 atau format lainnya yang diinginkan, maka secara otomatis semua halaman akan memiliki penomoran dengan angka yang berurutan dari halaman 1 hingga akhir.

Jika ingin membedakan halaman, misal pada sebuah makalah di lembar Kata Pengantar dan Daftar Isi ingin memakai penomoran angka romawi maka dilakukan dengan cara à Berikan jeda 3 kali enter pada lembar tulisan Daftar Isi dan letakan kursor tetap ditempat setelah 3 kali enter à Klik Page Layout Menu à Klik Breaks pada Ribbon Page Setup à Klik Next Page, kemudian kursor akan otomatis pindah ke halaman berikutnya atau BAB 1 setelah itu lakukan hal yang sama seperti memberi penomoran angka sebelumnya dengan à Letakan kursor di lembar awal kata pengantar à Klik Insert Menu à Klik Page Number pada Ribbon Head & Footer à Klik Format Page Number yan\g diinginkan, misal à Klik Bottom Page Number à Klik Plain N umber 2 à Klik 2 kali pada angka di lembar Kata Pengantar à Klik Home Design à Klik Page Number pada Ribbon Head & Footer à Klik Format Page Numbers à Pilih Number Format Romawi, maka halaman pada Kata Pengantar dan Daftar Isi akan memiliki penomoran dengan anka romawi.

Ketiga, setelah semua halaman memiliki penomoran yang sesuai berikutnya tempatkan kursor di tengah pada halaman daftar isi à Klik References Menu à Klik Table Of Contents pada Ribbon Table Of Contents à Klik Automatic Table 1 maka daftar isi akan  muncul secara otomatis dengan halaman yang telah rapih berurutan. Dan ketika ada halaman isi yang diubah sehingga penomoran halaman berubah, maka Klik Update Table dan daftar isi akan otomatis berubah sesuai dengan perubahan.

2.      Pembuatan Daftar Tabel Otomatis

Pertama, siapkan file seperti makalah kemudian berikan halaman baru setelah halaman Daftar Isi dengan Klik Insert Menu à Klik Blank Page pada Ribbon Pages à Ketik Daftar Tabel pada halaman baru tersebut à Jadikan style pada tulisan Daftar Table menjadi Heading 1.

Kedua, buat caption pada setiap tambar yang ada dalam file dengan letakan kursor di bagian bawah gambar à Klik References menu à Klik insert caption pada ribbon captions à Pilih tabel pada label (jika tidak ada label yang diinginkan buatlah label baru dengan à Klik New Label ) à Kemudian akan otomatis muncul tulisan tabel 1 pada label kemudian tulis caption yang diinginkan à Klik Ok, maka caption akan muncul di bawah tabel dengan rata kiri dan warna font biru dan tinggal kita ubah style tata letak font sesuai keinginan. Begitu langkah seterusnya untuk membuat daftar tabel 2 hingga daftar table terakhir.

Ketiga, letakan kursor pada halaman Daftar Tabel à Klik References Menu à Klik Insert Table Of Figures pada Ribbon Captions à Pilih Tabel pada Caption Label à Klik Ok, maka akan muncul secara otomatisdaftar tabel dengan penomoran yang berurutan pada halaman Daftar Tabel.

3.      Pembuatan Daftar Gambar

Pertama, buat halaman baru setelah halamanDaftar Tabel dengan Klik Insert Menu à Pilih Blank Page pada Ribbon Pages à Ketik Daftar Gambar pada halaman baru tersebut à Jadikan style pada tulisan Daftar Gambar menjadi Heading 1.

Kedua, buat Caption pada setiap gambar yang ada dalam file dengan letakan kursor di bagian bawah gambar à Klik References Menu à Klik Insert Caption pada Ribbon Captions à Pilih gambar pada label (jika tidak ada label yang diinginkan buatlah label baru dengan à Klik New Label)  à Kemudian akan otomatis muncul gambar 1 pada label à Tulis caption yang diinginkan à Klik Ok, caption akan muncul di bawah gambar dengan rata kiri dan warna font biru dan tinggal kita ubah style tata letak font sesuai keinginan. Begitu langkah seterusnya untuk membuat daftar gambar 2 hingga gambar terakhir.  

Ketiga, letakan kursor pada halaman Daftar Gambar à Klik References Menu à Klik Insert Table Of Figures pada Ribbon Captions à Pilih Picture pada Caption Label à Klik Ok, maka akan muncul secara otomatis daftar gambar dengan penomoran yang berurutan pada halaman Daftar Gambar.

 

C.    Masalah Dan Cara Penyelesaian

1.      Ketika mengubah Style pada judul, sub judul maupun sub sub judul font yang tadinya sudah di seting tata letak, warna dan sebagainya menjadi tidak beraturan, yang menyebabkan harus di seting lagi satu persatu secara manual. Bagaimana cara cepat dan mudah dalam penyetingannya font agar tetap sana setelah di Heading?

Cara Penyelesaian : ketika sub judul sudah diubah menjadi heading 1 maka tulisan yang tadinya rata tengah akan menjadi rata kiri dengan warna font biru serta ukuran dan style font yang berbeda dari yang telah kita seting sebelumnya. Maka untuk mengubahnya tinggal kita ubah font tersebut seperti sebelumnya secara manual, setelah judul di halaman kata pengantar menjadi seperti sebelumnya dengan Style sudah menjadi Heading 1, untuk judul dihalaman berikutnya hingga Daftar Pustaka kita dapat mengubah Style judul secara otomatis dengan cara blok tulisan Kata Pengantar hingga menjadi biru à Klik Format Painter pada Ribbon Clipboard dalam Home Menu à Blok tulisan Daftar Isi, maka secara otomatis tulisan Daftar Isi akan menjadi Heading 1. Hal serupa dapat dilakukan ketika akan mengubah Style menjadi Heading 2 dan 3 pada sub judul dan sub sub judul lainnya.

2.      Apakah ada cara yang otomatis untuk memeriksa apakah daftar isi yang dibuat sesuai dengan penomoran pada setiap halaman ?

Cara Penyelesaian : Ya, ada. Yakni dengan cara tekan ctrl maka kursor akan berubah menjadi gambar tangan à Terus tekan ctrl, bersamaan dengan arahkan kursor pada judul yang ingin kita cek, pada daftar isi à Klik kiri pada mouse atau touchpad pada judul yang kita ingin cek, maka secara otomatis halaman akan berpindah pada judul yang telah kita pilih.